Qu’est-ce que signifie normaliser?
La Real Academia Española de la Lengua (RAE) définit le mot ‘Standardiser’ comme ‘normaliser, adapter quelque chose à un type ou à une norme’. Du substantif standardard, ‘qui sert de type, de modèle, de norme, de référence ou de point de repère’.
En général, nous utilisons le mot ‘Standardiser’ pour désigner des méthodes de travail et des manières de faire les choses de la même façon par tous. En partant du principe que cette façon d’exécuter une tâche est la meilleure à ce jour et qu’il n’existe pas de méthode plus efficace ou plus performante pour la réaliser.
Standardiser pour poursuivre l’amélioration.
De manière générale, on peut définir une norme comme un accord commun sur une solution, une méthode ou la description de la manière dont une activité donnée doit être réalisée. D’une certaine manière, tout changement ou toute amélioration doit aboutir à l’établissement d’une norme, car celle-ci constitue la référence qui reflète l’état actuel des connaissances.
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, dans un contexte marqué par le changement, les normes jouent un rôle prépondérant car elles constituent le seul repère garantissant la consolidation d’un nouveau paradigme de travail et contribuant à la stabilisation des résultats. Seule la standardisation permet de tirer parti des avantages d’un changement dans les meilleurs délais.
Procédures de suivi visant à valider les normes.
Mais la rédaction d’une norme ne suffit pas à garantir sa mise en œuvre. Une fois cette nouvelle norme détaillée et mise en place, il est nécessaire d’instaurer des procédures de suivi qui se répètent à une fréquence prédéfinie.
Ces procédures ont une double fonction: d’une part, elles doivent permettre de vérifier si la réalité correspond à ce qui avait été prévu conformément à la norme, tandis que, d’autre part, elles doivent aider à anticiper ce qui se passera à l’avenir, conformément aux dispositions de la norme en question.
En effet, toute procédure de suivi de la norme commence par un état des lieux de la situation actuelle, dans le but d’identifier les écarts et, le cas échéant, d’en comprendre les causes. Ensuite, une comparaison des données disponibles avec les résultats prévus par la norme nous aide à identifier les écarts entre la réalité et ce qui devrait se produire. Identifier l’écart entre l’état actuel et ce qui devrait se produire est essentiel pour comprendre dans quelle mesure la norme reflète le paradigme actuel et, en même temps, pour définir la direction dans laquelle il faut travailler. Enfin, la dernière étape de ce processus consiste à définir les actions futures à mettre en œuvre d’ici au prochain suivi, en évaluant et en anticipant les risques ou autres écarts susceptibles de survenir au cours de cette période. Le secret de la réussite de l’ensemble du processus de mise en œuvre réside dans le suivi rigoureux des actions et de leur impact. Un changement ne devient réalité que si nous sommes capables d’en faire une habitude.
La mise en place d’un standard est essentielle pour tirer parti des avantages du changement dans les meilleurs délais.
L’ensemble de ce processus de mise en œuvre suit une logique itérative. Dans un premier temps, une fois les objectifs et les initiatives définis, nous pouvons établir une projection pour toute la période de mise en œuvre, indiquant comment chacun des indicateurs de référence évoluera au fil du temps. Cette projection est ce que nous appelons le plan de vol, en empruntant à ce concept la métaphore d’un avion qui s’approche de la piste pour atterrir.
Ce plan de vol sera mis à jour chaque semaine avec les résultats obtenus pour chacun des indicateurs sur lesquels nous travaillons. Si le résultat est conforme aux attentes et correspond aux prévisions, il n’est pas nécessaire d’apporter des modifications à notre plan d’exécution; en revanche, si l’impact obtenu ne répond pas à nos attentes et que nous constatons que nos objectifs sont compromis, il sera nécessaire de mettre en place de nouvelles actions ou expériences pour atteindre l’objectif fixé.
Pour revenir à la métaphore de l’avion, il s’agit de recalculer sans cesse l’itinéraire, en prenant toutes les mesures nécessaires pour atteindre les résultats escomptés. En aucun cas nous ne pouvons atterrir en dehors de la piste, même si nous sommes soumis à des rafales de vent qui modifient sans cesse notre trajectoire.