Què significa 'estandarditzar'?
La Real Academia Española de la Lengua (RAE) defineix la paraula ‘Estandarditzar’ com ‘classificar, ajustar alguna cosa d’acord amb un tipus o a una norma’. Del substantiu estàndard, ‘Que serveix de tipus, model, estàndard, patró o referència’.
Habitualment, emprem la paraula ‘Estandaritzar’ per fer referència a mètodes de treball i maneres de fer les coses igual per tots els individus. Entenent que aquesta manera d’executar una tasca és la millor fins al moment, i que no existeix un mètode més eficient o eficaç de realitzar-la.
Estandarditzar per sostenir la millora.
En termes generals, una norma es pot definir com un acord compartit sobre una solució, un mètode o una descripció de com s’hauria de dur a terme una activitat determinada. En certa manera, tot canvi o millora ha de conduir, en última instància, a l’establiment d’una norma, ja que aquesta constitueix el punt de referència que reflecteix el nivell de coneixement més avançat disponible fins avui.
Contràriament al que es podria pensar, en un context dominat pel canvi, les normes tenen un paper clau perquè són l’únic punt de referència que garanteix la consolidació d’un nou paradigma de treball i ajuda a estabilitzar els resultats. Només mitjançant la normalització es poden materialitzar els beneficis del canvi en el menor temps possible.
Rutines de monitoratge per validar els estàndards.
Tanmateix, simplement redactar una norma no és suficient per garantir-ne la implementació. Un cop aquesta nova norma s’hagi finalitzat i posat en vigor, cal establir procediments de seguiment que s’efectuïn a intervals preestablerts.
Aquestes rutines tenen una doble finalitat: d’una banda, estan dissenyades per comprovar si la situació real s’ajusta al que es va predir d’acord amb l’estàndard; i, d’altra banda, tenen per objectiu ajudar a predir què passarà en el futur d’acord amb les disposicions de l’estàndard en qüestió.
De fet, qualsevol procés de monitoratge del compliment de la norma comença per revisar l’estat actual, amb l’objectiu d’identificar desviacions i, quan n’hi hagi, entendre les raons que les provoquen. A continuació, comparar les dades disponibles amb els resultats establerts en la norma ens ajuda a identificar discrepàncies entre la realitat i el que hauria de passar. Identificar la bretxa entre l’estat actual i el que hauria de passar és essencial per entendre fins a quin punt la norma reflecteix el paradigma actual i, alhora, per definir la direcció en què hem de treballar. Finalment, l’últim pas d’aquesta rutina consisteix a establir les accions futures a dur a terme fins a la pròxima revisió, alhora que s’avaluen i s’anticipen els riscos o les noves desviacions que puguin sorgir durant aquest període. El secret de l’èxit de tot el procés d’implementació rau en el seguiment disciplinat d’aquestes accions i del seu impacte. El canvi només esdevé una realitat si som capaços de convertir-lo en un hàbit.
La implementació d'un estàndard és essencial per a materialitzar els beneficis del canvi en el menor temps possible.
Tot aquest procés d’implementació segueix una lògica iterativa. Inicialment, un cop s’han definit els objectius i les iniciatives, podem elaborar una previsió per a tot el període d’implementació, que mostra com evolucionarà cadascun dels indicadors clau de rendiment al llarg del temps. Aquesta previsió és el que anomenem el pla de vol, utilitzant, en aquest context, la metàfora d’un avió que s’acosta a la pista per aterrar.
Aquest pla de vol s’actualitzarà setmanalment amb els resultats obtinguts per a cadascun dels indicadors amb què estem treballant. Si el resultat és el previst i està en línia amb la previsió, no caldrà fer cap canvi al nostre pla d’implementació; tanmateix, si l’impacte que aconseguim no compleix les nostres expectatives i veiem que els nostres objectius estan en risc, caldrà introduir noves accions o experiments per assolir la destinació prevista.
Tornant a la metàfora de l’avió, es tracta de recalcular contínuament la ruta i prendre les mesures necessàries per assolir els resultats acordats. En cap cas podem aterrar fora de la pista, encara que siguem sacsejats per ràfegues de vent que alteren constantment el nostre rumb.