La majoria de les organitzacions que treballen sota el paraigua d’un sistema de millora contínua, utilitzant les seves metodologies en tota la seva amplitud, consideren la dinàmica de resolució de problemes com una eina més de tot el catàleg de la millora orientada a l’anàlisi, el diagnòstic i la resolució de problemes de certa complexitat. Tot i això, hem d’advertir que aquesta interpretació és errònia ja que, indirectament, suggereix que només aquells problemes que l’empresa etiqueta com a complexos requereixen un tractament metodològic.
La resolució de problemes no és ni s’ha de tractar com una eina de millora. Tot al contrari. L’objectiu principal d’aquestes tècniques, aplicades sistemàticament davant de qualsevol situació indesitjada, és promoure certa manera de pensar. És tan important que qualsevol organització hauria de proposar-se com a fita irrenunciable que tot el personal conegués i apliqués amb solvència aquestes tècniques en el seu treball diari.
Aquelles organitzacions que aspiren a l’excel·lència dediquen una gran quantitat de recursos a desenvolupar les competències i habilitats dels seus col·laboradors amb l’objectiu que adquireixin aquesta manera de pensar: un conjunt de pautes, procediments i tècniques que ajudin el cervell a prendre decisions. El mantra de Toyota és clar sobre això: “abans de construir coses hem de desenvolupar les persones” (monozukuri wa hitozukuri”).
Comenceu a desenvolupar els vostres col·laboradors!
Apliqueu dinàmiques de resolució de problemes de manera ràpida i àgil sense oblidar cap dels passos crítics. No desaprofiteu l’oportunitat de promoure una cultura orientada a la resolució de problemes!
Mètode i disciplina per aconseguir resultats
Per comprendre la necessitat d’inculcar aquestes pautes noves cal conèixer el funcionament dels processos interns de raonament del cervell.
El cervell humà disposa de dos tipus de pensament que funcionen cadascun aplicant raonaments diametralment oposats. El primer sistema és intuïtiu, automàtic i ràpid. Actua de manera instintiva davant d’un estímul sense esperar que l’individu decideixi la resposta a articular de manera conscient. Resulta de gran utilitat perquè permet reaccionar davant de situacions complexes amb un desgast energètic molt reduït.
El segon sistema és lent, meditat i conscient. Es fa servir per abordar decisions complexes o accions que l’individu no té automatitzades. Necessita molta energia i una activitat conscient de reflexió que permeti decidir sobre les accions a realitzar.
Quan un individu vol aprendre una nova habilitat o comportament, realitza les primeres pràctiques donant suport a les seves decisions i accions en processos reflexius. A mesura que adquireix un domini més gran de la disciplina, automatitza certs processos fins al punt que, en molts casos, aquells professionals que han adquirit una gran experiència en una disciplina determinada confien tot el procés de decisió tan sols en el seu instint, és a dir, en el sistema automàtic.
Tota persona pot entrenar el sistema automàtic a base de dedicació i esforç. Es tracta d’un procés que requereix repetir una habilitat amb prou tenacitat fins a aconseguir l’automatització de la presa de decisions i d’actuació.
En general, quan un individu s’enfronta a noves disciplines o activitats, el cervell inconscientment encoratja la pràctica d’aquelles facetes susceptibles d’automatització a fi de millorar l’eficiència en l’execució d’aquestes activitats, tant en temps com en consum energètic.
En definitiva, davant un procés de presa de decisions i sempre que l’individu tingui experiència prèvia en una activitat relacionada, el cervell posa a treballar el sistema inconscient aplicant un conjunt d’automatismes la posada en pràctica dels quals permeti assolir un resultat eficient per al problema plantejat.
Per tot el que hem explicat fins a aquest punt, podem concloure que, davant d’un problema determinat, un cervell sa intenta arribar a un resultat de manera eficient aplicant un conjunt de processos de naturalesa automàtica que són de gran ajuda per assolir l’objectiu plantejat.
Tot i això, en certs casos, pot passar que el cervell activi aquest sistema automàtic quan les condicions del problema a tractar no són les adequades. En aquestes situacions, aquests procediments automàtics portaran l’individu inevitablement a un resultat completament erroni.
Biaixos de raonament
Els automatismes tan beneficiosos que hem descrit es converteixen en allò que anomenem com a defectes de raonament en aquelles situacions en les quals no s’haurien d’aplicar: quan el conjunt de pautes que és la base del seu funcionament impedeix comprendre la realitat fins al punt de negar-la. El professor M.May ha estudiat durant anys tots aquests defectes, identificant-hi set categories diferents:
Salt mental. Aquest primer defecte o biaix de raonament és un dels recursos que més utilitza el cervell per tal d’elaborar una resposta sempre i en tots els casos, fins i tot quan no ho hauria de fer. Davant de situacions en les quals no disposa de tota la informació per a la presa de decisions, el cervell busca una referència, bé sigui per completar la informació disponible, bé sigui per establir una comparació entre la situació plantejada i una referència coneguda que ajudi a la presa de decisions. El problema d’aquest biaix de raonament consisteix que l’individu acaba actuant sobre la base d’una informació que no sempre coincideix amb la realitat.
Fixació. El cervell és un àvid consumidor de patrons. Davant d’una situació determinada, intenta identificar els patrons que en governen el funcionament. Tot seguit, utilitzant les seves experiències passades respecte al funcionament del patró identificat, actua extrapolant-les al cas present. Per desgràcia, és molt probable que el cervell no s’adoni de petites diferències que puguin existir entre la realitat i els patrons coneguts, cosa que condueix a l’aplicació de solucions errònies.
Sobre-pensament Un altre defecte de raonament que es produeix sovint consisteix a embrancar-se a desenvolupar solucions per als problemes. És el que coneixem com el sobrepensament. El cervell sustenta les decisions en una evolució lineal o temporal dels problemes. Per tant, segons aquest enfocament, la resolució d’un problema és un acte futur que es produeix com a conseqüència d’aplicar una resposta a una situació indesitjada. Amb aquest raonament, és habitual que l’individu concentri més la seva atenció en allò que creu que ha d’implantar que en el propi objectiu a assolir, arribant a un extrem on l’individu treballa en el desenvolupament de solucions adreçades a problemes que no existeixen.
Suficiència. En totes les accions el cervell persegueix la màxima eficiència. En conseqüència, poques vegades dedica esforços a l’exploració d’alternatives a la resolució d’un problema quan ja disposa d’una solució que satisfà mínimament els criteris requerits. Entenem la suficiència com l’actitud que mostra un individu en conformar-se amb la primera solució que troba per resoldre un problema.
Degradació d’expectatives. Un altre defecte de raonament consisteix a limitar les expectatives a uns mínims confortables. La por a l’error o fins i tot pitjor, la por de no complir uns objectius més ambiciosos ens porta a plantejar la previsió dels resultats sobre la base d’allò que satisfà uns mínims acceptables, en comptes de determinar aquests mínims en funció de les necessitats reals.
No s’ha inventat aquí. Una altra reacció molt humana és rebutjar tot allò que ve de l’exterior. Davant d’innovacions realitzades per tercers, l’individu tendeix a dedicar totes les energies a justificar la seva pròpia posició, argumentant els defectes de la proposta que ve de l’exterior, en lloc de dedicar les energies a esforçar-se per comprendre els beneficis que aquesta innovació pot aportar.
Auto-censura. Finalment, l’últim dels biaixos de raonament és l’autocensura. Hi ha múltiples arguments psicològics que expliquen la necessitat d’acceptació de l’individu dins un col·lectiu. Moltes vegades aquesta necessitat d’acceptació el porta a opinar en funció del que l’individu creu que en pensen altres respecte a una temàtica concreta, en lloc de plantejar els seus propis criteris de manera oberta i transparent.
La resolució de problemes és una rutina...
Tots aquests biaixos de raonament es produeixen principalment quan el cervell pretén afrontar problemes complexos utilitzant el sistema automàtic com l’únic camí per a la resolució eficient del problema.
Per tot això i davant d’aquesta perspectiva, cal disposar d’una metodologia que, aplicada de manera sistemàtica, obligui el cervell a treballar el problema utilitzant el sistema reflexiu. Una metodologia que s’apliqui de forma extensiva per part de tot el personal d’una mateixa organització.
Si voleu incorporar la innovació en la vostra activitat diària, us podem ajudar a dissenyar els sistemes que necessiteu. Estarem encantats d’acompanyar-vos en aquesta transformació.
ALTRES ARTICLES RELACIONATS
intel·ligència en peu de guerra
Intel·ligència, una competició asimètrica En aquest moment, cadascun de nosaltres tant a nivell individual com col·lectiu estem lliurant una guerra contra la tecnologia per dirimir
OKR PERSONALS: El camí cap a la felicitat
OKR és el marc de treball que permet connectar de manera efectiva l’estrategia d’una organització amb les prioritats de l’execució, aconseguint d’aquesta manera convertir en
La Transformació Empresarial
Agile, igual que Lean, és una cultura i el seu desplegament s’ha de tractar com a tal si esperem que tothom en comparteixi els valors. La mentalitat de les persones només canviarà quan l’organització accepti els nous valors, les creences i els paradigmes de treball.
OKR: Objectius i Mètriques Clau
Si als anys vuitanta del segle passat definíem el context general amb l’acrònim VUCA, en gran mesura com a conseqüència de les tenses relacions entre