Qué significa estandarizar?
La Real Academia Española de la Lengua (RAE) define la palabra ‘Estandarizar’ como ‘tipificar, ajustar algo a un tipo o norma’. Del sustantivo estándar, ‘Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia’.
Habitualmente, empleamos la palabra ‘Estandarizar’ para hacer referencia a métodos de trabajo y formas de hacer las cosas iguales por todos los individuos. Entendiendo que esa forma de ejecutar una tarea es la mejor hasta el momento y que no existe un método más eficiente o eficaz de realizarla.
Estandarizar para mantener la mejora.
Podemos definir de manera general un estándar como el acuerdo compartido sobre una solución, un método o la descripción de cómo debe realizarse una actividad determinada. En cierto modo, todo cambio o mejora debe finalizar con la concreción de un estándar porque éste constituye la referencia que muestra el nivel más avanzado de conocimiento disponible hasta la fecha.
A diferencia de lo que podríamos pensar, en un contexto dominado por el cambio, los estándares tienen un papel protagonista porque constituyen el único referente que asegura la consolidación de un nuevo paradigma de trabajo y ayudan a la estabilización de los resultados. Solo con la estandarización se puede conseguir los beneficios de un cambio en el menor tiempo posible.
Rutinas de seguimiento para validar los estándares.
Pero la redacción de un estándar no es suficiente para asegurar su implantación. Una vez se ha detallado este nuevo estándar y se ha puesto en marcha, es preciso instaurar unas rutinas de seguimiento que se repiten con una frecuencia preestablecida.
La función de estas rutinas es doble: por un lado, deben permitir revisar si la realidad se ajusta a lo que se había previsto según el estándar mientras que, por otro lado, deben ayudar a prever qué sucederá en un futuro según lo establecido por el estándar en cuestión.
En efecto, toda rutina de seguimiento del estándar empieza revisando el estado actual, con el objetivo de identificar desviaciones y, en caso de que existan, comprender la razón de estas. A continuación, un ejercicio de comparación de los datos disponibles con los resultados previstos por el estándar nos ayuda a identificar desviaciones entre la realidad y lo que debería suceder. Identificar la distancia que separa el estado actual de lo que debería suceder es fundamental para entender en qué medida el estándar es un reflejo del paradigma actual y, al mismo tiempo, para definir la dirección en la que se debe trabajar. Finalmente, el último paso de esta rutina consiste en redactar las acciones futuras que se deben ejecutar hasta el próximo seguimiento, valorando y anticipando riesgos u otras desviaciones que puedan producir en este periodo. El secreto del éxito de todo el proceso de implantación se encuentra en el seguimiento disciplinado de las acciones y de su impacto. Solo se consigue que un cambio se convierta en una realidad si somos capaces de transformarlo en un hábito.
La implantación de un estándar es fundamental para conseguir los beneficios del cambio en el menor tiempo posible.
Todo este proceso de implantación responde lógica iterativa. Inicialmente, cuando se han definido los objetivos y las iniciativas, ya podemos definir una proyección para todo el periodo de ejecución que indique cómo evolucionará cada uno de los indicadores de referencia a lo largo del tiempo. Esta proyección es lo que llamamos el plan de vuelo, utilizando con este concepto la metáfora de un avión que realiza una aproximación a la pista para realizar un aterrizaje.
Este plan de vuelo se actualizará semanalmente con los resultados obtenidos por cada uno de los indicadores con los que estamos trabajando. Si el resultado es el esperado y se ajusta a la previsión, no es preciso introducir cambios en nuestro plan de ejecución, pero, si el impacto que obtenemos no se ajusta a nuestras expectativas y vemos que nuestros objetivos se encuentran comprometidos, será necesario introducir nuevas acciones o experimentos para llegar al destino marcado.
Volviendo a la metáfora del avión, se trata de recalcular continuamente la ruta, introduciendo cuantas acciones sean necesarias para conseguir los resultados comprometidos. En ningún caso podemos aterrizar fuera de la pista, aunque estemos sometidos a rachas de viento que modifican continuamente nuestra trayectoria.